SPA, THẤM MỸ VIỆN: Thất thoát, lãng phí vật tư không rõ nguyên nhân và Cách khắc phục triệt để nhất

SPA, THẤM MỸ VIỆN: Thất thoát, lãng phí vật tư không rõ nguyên nhân và Cách khắc phục triệt để nhất

  • Lượt xem: 194
  • 15/05/2021

Thất thoát, lãng phí vật tư, dụng cụ… là một tình trạng không quá xa lạ với các chủ Spa và Thẩm mỹ viện. Vậy nguyên nhân do đâu và biện pháp để giải quyết là như thế nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
 NGUYÊN NHÂN
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến vấn đề thất thoát, lãng phí vật tư. Ở cả 2 mặt chủ quan và khách quan, sau đây là 3 nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề này:
Quản lý vật tư – kho hàng rời rạc
Các chủ Spa – Thẩm mỹ viện thường chưa coi trọng tầm quan trọng của việc quản lý vật tư ngay từ ban đầu cho đến khi vấn đề mất mát hoặc quá lãng phí xảy ra. Nguyên nhân chủ yếu là do vấn đề quản lý còn khá rời rạc, không có sự nhất quán, không theo một quy trình quản lý kho – quản lý vật tư cụ thể. Do đó dễ dẫn đến tình trạng kẻ xấu lợi dụng những khẻ hở đó để chiếm đoạt tài sản hoặc sử dụng vào mục đích riêng.
Vấn đề này không những gây thất thoát lãng phí, mà về lâu về dài còn ảnh hưởng không nhỏ đến vấn đề kinh doanh của các chủ Spa – Thẩm mỹ viện.
Không nắm bắt chính xác về tình trạng kho hàng – tình trạng vật tư sử dụng.
Cũng bắt nguồn từ nguyên nhân trên, do không nhất quán trong vấn đề quản lý, dẫn đến chủ Spa – Thẩm mỹ viện không thể nắm bắt được tình trạng kho hàng, vật tư, sản phẩm của mình là như thế nào? Hiện tại đang ở đâu? Đang giao cho nhân viên nào sử dụng? Còn tồn bao nhiêu? Lô nào sắp hết hạn sử dụng? Mỗi khách hàng, mỗi dịch vụ hết những vật tư gì? …
Đó là tất cả những vấn đề xoay quanh vật tư, sản phẩm mà chủ Spa – Thẩm mỹ viện cần phải nắm bắt. Ngoài việc theo dõi được hiện trạng, việc quản lý tốt kho hàng, vật tư tiêu hao của mình còn đề phòng những rủi ro không may có thể xảy ra, kịp thời phòng tránh và khắc phục.
Những phương thức quản lý thủ công, tốn thời gian.
Hiện nay các chủ Spa – Thẩm mỹ viện thường chọn cho mình phương thức quản lý nhập liệu bằng excel, vừa hao tốn thời gian và công sức mà hiệu quả lại không cao, ngoài ra phương thức quản lý này còn dễ dàng dẫn đến sai xót do số liệu quá nhiều và phức tạp.
Đáng nói hơn, đối với các vị có quy mô lớn hay dạng chuỗi thì sai sót trong vấn đề nhập liệu là không thể tránh khỏi. Việc kiểm soát cũng trở lên khó khăn hơn
BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC
Từ những nguyên nhân trên, có thể thấy việc quản lý tài sản thông thường vừa mất thời gian lại không khắc phục được triệt để. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ một số biện pháp khắc phục đơn giản và đem lại hiệu quả cao:
Xây dựng quá trình mới từ những thứ cơ bản nhất
Hãy xây dững một quy trình quản lý đơn giản trước, và có thể từng bước bổ sung trong quá trình vận hành, bạn có thể sắp xếp lại một số quy trình sau như: Sắp xếp kho hàng, sản phẩm, mỹ phẩm, vật tư  một cách khoa học, phân loại theo lô, theo chủng loại, thường xuyên kiểm kê thẻ kho định kỳ.
Nếu bạn có thể xây dựng được các công thức tính vật tư tiêu hao cho từng dịch vụ thì thật tuyệt vời, hãy chuẩn bị các dụng cụ để giúp nhân viên có thể chuẩn bị các định mức sẵn trước khi mỗi dịch vụ bắt đầu. Và khi đã có công thức chuẩn mực, sẽ hạn chế được tối đa vấn đề thất thoát, lãng phí, không chỉ vậy bạn cũng có thể kiểm soát sai số của công thức trên từng khách hàng, để dễ dàng đưa ra các liệu trình chăm sóc phù hợp hơn.
Phân quyền trách nhiệm cho từng cá nhân từng bộ phận
Hãy để các bộ phận, các cá nhân cùng tham gia vào quy trình bạn đã xây dựng, như vậy mọi người sẽ có tính trách nhiệm, công việc cũng sẽ được san sẻ, mỗi cá nhân tham gia vào quy trình cũng sẽ trở thành một kiểm soát viên thay bạn.
Trách nhiệm của thủ kho: đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư tiêu hao cho các phòng, sắp xếp hàng hóa, mỹ phẩm, bảo vệ tài sản của kho, cập nhật thẻ kho hàng ngày, kiểm soát về số lượng và chất lượng của vật tư thường xuyên kiểm soát của vật tư.
Bộ phận dịch vụ ( Bác sĩ, kỹ thuật viên, phụ tá…) có trách nhiệm kiểm soát các định mức vật tư dung trong mỗi dịch vụ, đưa ra các đề xuất nhập kho hợp lý… Nếu đơn vị của bản là mô hình chuỗi thì việc phân quyền trách nhiệm sẽ càng quan trọng hơn.
Áp dụng phần mềm eBeauty Care vào trong quản lý
Với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, thì việc các chủ đơn vị tiến hành cài đặt và sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý là cực kỳ tiện ích và hợp lý. Phần mềm quản lý Spa – Thẩm mỹ viện eBeauty Care chính là bộ máy giúp quy trình của bạn hoạt động hiệu quả hơn, chặt chẽ và thông minh hơn.
Khi áp dụng eBeauty Care bạn có thể giải quyết bài toán thất thoát kho triệt để nhờ các tính năng ưu việt sau:

  • Quản lý xuất, nhập, chuyển kho
  • Cảnh báo tồn, Kiểm tồn
  • Cảnh báo hết hạn sử dụng
  • Quản lý vật tư tiêu hao cho từng dịch vụ ( Xây dựng định mức chuẩn cho từng dịch vụ, quản lý các vật tư phát sinh bổ sung…)
  • Hệ thống báo cáo kho – có thể kiểm soát và xem báo cáo bất kỳ thời điểm nào
  • Quản lý kho chuỗi chi nhánh thông minh và hiệu quả
  • ….

Không chỉ vậy eBeauty Care còn rất nhiều tính năng tuyệt vời khác mà bạn có thể tham khảo thử:

  • Quản lý khách hàng
  • Quản lý hồ sơ, thẻ tích điểm, thẻ thành viên…
  • Quản lý lịch hẹn – Nhắc lịch tự động
  • Chăm sóc khách hàng tự động
  • Quản lý nhân viên, tiền lương, hoa hồng
  • Quản lý ca làm việc của nhân viên
  • Theo dõi sơ đồ phòng giường, trạng thái phòng giường
  • Phân quyền nhân viên
  • SMS Brandname, Email Marketing…
  • Quản lý đánh giá chất lượng dịch vụ từ khách hàng
  • App dành cho khách hàng ( đặt lịch hẹn, theo dõi các dịch vụ đang sử dụng, theo dõi các tin bài của Spa, TMV, đặt câu hỏi…
  • Và vô vàn tính năng khác mà chúng tôi sẽ chỉ nói riêng với bạn
  • ….

Phần mềm quản lý Spa – Thẩm mỹ viện eBeauty Care là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Công nghệ Nanosoft nằm trong Top 1 trên thị trường, được gần 1000 khách hàng tin dùng và đánh giá cao.
Vậy còn suy nghĩ gì nữa, hay để chúng tôi hỗ trợ và đồng hành cùng bạn! Hãy tin tưởng Nanosoft như cách hàng ngàn khách hàng khác đã làm!
Hotline: 0812638888 - 19004757
Email: info@nanosoft.vn